説明下手?『わかりやすい説明』で気をつけるべき2つのこと

こんにちは、ブロガーのおしまです。

説明、プレゼン、会議、ミーティング。
ハァ、なんか気が重いなぁ。
僕はミーティング前やプレゼン前、うまく説明できるか、
わかりやすく説明できるか、不安で緊張します。

今回のテーマは、『わかりやすい説明』

誰だって物事を伝えるには、わかりやすい説明をしたい。
明快に物事を説明する同期、先輩、わかりやすい説明をする販売員。
いいなぁ、こうゆう風になりたいなぁ。

なので『わかりやすい説明』、一生懸命調べました、書きました。

そのコツは、ざっくり言うと2つです。

・相手にどこまで『理解』させるか

・話の段取りは整理できているか

説明する際に大事な『話し言葉』や『抑揚』『身振り手振り』要素がありますが、
この記事では説明する内容を、言葉として的確に伝えるためのノウハウを紹介します。

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説明の目的は?相手にどこまで理解させるかを見極める



前提として、自分の知識量や知識の幅、そして説明を受ける人のそれは違うということ。

『説明』は情報量のギャップを補うための作業です。

そして次に、
『説明』の目的はなんなのかをはっきりさせること。

どの程度のギャップを埋めればいいか把握しておく、ということですね。

 

”分かったつもり”になってもらう状態でいいのか、

”分かった”まで理解させる必要があるのか、

ある程度の基礎知識が備わっている場なのか。

 

例を挙げながら説明していきます。

牛肉の赤ワイン煮込みをお客さんAに提供し、どんな感じで作ったの?

と言われた場合。
お客さんAが、ある程度料理の知識を持っているのか、料理なんて作らないぜ!な人なのかはわからない。
ここではある程度の概要を説明する。

自分『お肉を一晩漬け込んだものを、小麦粉をまぶしてソテーし、2時間ほど煮込んだものになります。隠し味ではちみつが入っております』

これでいい。

お客さんはその料理を一から作りたいわけではなく、
あくまでどのように出来上がったのかが知りたい。

『赤ワインと玉ねぎ、セロリ、ローズマリーなどで肉をマリネし、ひと晩置いています。ちなみに赤ワインで漬け込むのは、赤ワインが酸性であることから肉のPHが下がり、保水性が高くなります。一緒に玉ねぎを入れているのは酸性を調整するためでもあります。漬け込みましたら、次に小麦粉をまぶしてしっかりとソテー。粉と肉の焦げ味が旨味になるので・・・』

これはお客さんが『料理の作り方を教えて欲しい』と言った場合。

『ソフトウェアプロジェクトの概要を、知識の乏しい人に説明する』場合。



B社が開発を手がけているBプロジェクト。

興味を持った他業界のC社が、
『プレゼンをして欲しい。Bプロジェクトを導入したいと考えている。』
そんな声をかけてきた。

B社のプレゼンターが気をつけるべきことは

『相手に理解させること』と、『情報量が多いので難しい説明になる』

ということ。
システム用語、導入した際の工数の目安、セッションの有効範囲、そんな話は伝わりません。

いかに複雑な情報を噛み砕いて、C社に”わかって”もらうのか。

赤ワイン煮込みのたとえでも出てきたが、
相手が必要とする情報の分量を把握し、適切に提供できるか。

難しいっすね。人より抜きん出るって難しい。

話の段取りは整理できているか



僕の苦手なところです。十分な時間がある場合は、しっかりと段取りして説明できるんですが、
急に『これ説明して!』と言われると、うまく説明できない。

話の段取りを考える上で大事なことは、

・結論を先に言う

・複数説明する場合は、その旨を伝える

です。

具体例は、

『職場の人にわからないところを質問する』。

書類の整理をしている時にGという現象があった。
Gという現象の1と2までは把握できたが、3がどうしても把握できない。

このような場合、

自分『すいません、書類を整理してわからないところがあったんですけどGという現象について質問してもいいですか?・・・はい、Gについて調べ、1と2については理解できましたが、3について把握できなくて、教えていただけますか?』

これで質問を受ける側も、自分がどれくらいGについて理解していて、
どの情報を提供すれば良いかがすぐにわかる。

一呼吸おけば大丈夫なんだけど、その場で振られるとキツい。
そんな人はトレーニングだ!

わかりやすい説明をするための日頃トレーニング



わかりやすい説明をするためのトレーニングとは、
筋トレと同じで常日頃鍛えること。

好きな映画、マンガ、芸人、これらを他人にわかりやすく説明できるだろうか。

筋トレの方法は、
想定した人物に、脳内で説明のデモンストレーション、もしくは独り言でブツブツ言いながら練習する。
やっぱり声に出すのがいいらしいよ。ちょっと不気味だけど。

自分の情報量をいかに削って相手に”必要な分”だけ提供できるか。
話の段取りは的確か。
また時には、情報量をフルに使って説明する場面もあるだろうし、
うまくこなせる人ってすごいなぁ。

なんども言うけど、僕は説明があまり得意じゃないんです。
少しずつ経験を堆積させていこう。
日々の積み重ねは大事っす。

参考

頭がいい人は「分かりやすい説明」をする時、何を考えているのか | Books&Apps
説明下手は克服できる!上手にわかりやすく説明する方法 – いつ俺〜いつから俺ができないと錯覚していた?〜
わかりやすい説明をするためには – 四十三庵

まとめ

『わかりやすい』説明をするために気をつける2つのこと、という内容で書いてみました。

プレゼンやミーティングでバシッと説明してる姿って、かっこいい。
説明で秀でるのは大きな強みになりますよね。
わかりやすい説明をするには、

・相手にどこまで『理解』させるか

・話の段取りは整理できているか

この2つを意識しながら話すだけで、印象がぐっと変わるはず。

それでは、また!

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